Boulot, famille, maison, sport, passion, activités des enfants et dormir accessoirement : non, 24 heures ne sont pas toujours suffisantes ! Sérieusement, qui ne s’est jamais senti submergé par une journée trop courte pour tout gérer/réaliser ou boucler dans les temps ? Aujourd’hui, fini les « to-do lists » insurmontables et l’accumulation… je vous explique comment mieux gérer votre temps, et ça commence maintenant !
Le temps nous manque et ça ne date pas d’hier. Ingénieurs, économistes, neurologues, professeurs, universitaires, psychologues et théoriciens se sont penchés sur le sujet depuis 1896 (Loi de Pareto) et continuent encore à chercher (plus récente 2006, la loi de Kotter) des solutions pour apprendre à mettre son temps à profit et se sentir moins oppressé la liste des objectifs ou des tâches que l’on se fixe dans une journée. Puisqu’elles existent et que leur efficacité est prouvée, pourquoi ne pas vous les partager et en faire votre fil conducteur ?
On l’appelle aussi la loi des 80/20 : 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats. La solution ? Se concentrer sur ce qui est vraiment essentiel.
C’est bien connu, chacun son rythme, donc chacun sa manière de travailler. La clé ? Synchroniser ses périodes de travail avec ses périodes de productivité naturelle. Si vous n’êtes pas concentré le matin, inutile de vous acharner, commencez votre journée plus tard, vous en serez d’autant plus productif.
Plus connue sous le nom de « la loi du moindre effort», nous avons tendance à effectuer en premier les tâches que nous préférons parce qu’elles nous procurent une satisfaction immédiate. Quant aux tâches difficiles ou moins inspirantes, on a tendance à les reporter encore et encore jusqu’à ne plus en avoir le choix ni le temps ! On vous conseille donc de commencer par ce que vous aimez le moins faire pour terminer parce qui est plus facile et agréable pour vous. Ou pourquoi pas, déléguez ce qui ne vous plait pas ?
Tout ce qui est susceptible de mal tourner va mal tourner. On ne sait pas vraiment si ça doit nous rassurer, mais comme Angèle le chante si bien, « c’est Murphy qui l’a dit!». Ce qui doit arriver, arrivera, alors vivez chaque instant, et attendez-vous toujours au pire, il finira bien par arriver. De cette façon, lorsqu’il arrivera, vous serez un peu moins désemparé…
Effectuer un travail sans coupure est plus rapide que de le faire en plusieurs fois. S’interrompre dans son travail dessert la productivité, alors pour terminer une tâche plus rapidement, ne vous arrêtez pas trop souvent.
Plus on a le temps pour accomplir une tâche, plus cette tâche prendra de temps. (Mais carrément !). Pour y remédier, fixez-vous des dates butoirs à court terme pour gagner en productivité. Mais attention aux imprévus !
Notre perception du temps est liée à l’intérêt que nous portons à l’activité en cours. «Le temps passe plus vite quand on s’amuse », et bien au travail, c’est pareil. Le principal, c’est de trouver un équilibre entre les tâches qui nous plaisent et celles dont on se passerait bien.
L’ordre dans lequel nous effectuons une sé- rie de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. Ça rejoint un peu la loi de Laborit, essayez donc d’ordonner les tâches dans un ordre qui permettra de perdre moins de temps.
Les choses prennent souvent plus de temps que prévu. C’est pourquoi on vous conseille d’augmenter un peu vos délais. Vous savez comme placer votre rdv dans votre agenda sans compter le temps de trajet que cela risque de vous prendre… Un rdv de 1 heure prendra donc 1h + 20 min trajet aller + 20 min trajet retour (à adapter évidemment). Si vous passez plus de temps sur la route que dans vos réunions, il faut peut-être en envisager en Zoom, après tout c’est monnaie courante aujourd’hui. PS : Ne vous faites toutefois pas avoir dans l’autre sens en prévoyant des délais trop longs (cf. Loi de Parkinson).
Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité décroit, parfois jusqu’à nous rendre contre-productifs. Envie de rester productif sur la durée ? Faites des pauses régulières. Il est prouvé que 45 minutes est notre « durée d’attention maximale » avant de décrocher doucement…
Plus on a de place, plus on étale ses affaires. Tentez d’organiser au mieux votre espace et votre bureau, cela vous aidera à structurer aussi votre esprit.
Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats. Si un changement fait ses preuves rapidement, c’est que c’est un bon changement, continuez dans ce sens.
Appliquez ces différentes règles vous aidera à : Réduire le stress. Si tout est organisé et planifié, fini la panique de l’oubli et les « lasts minutes » (sauf pour les vacances of course). Dire au revoir à vos mauvaises habitudes, y compris à la procrastination.
Avoir une meilleure productivité. Comme tout est organisé, vous perdez moins de temps sur des tâches futiles. Et qui dit productivité, dit gain de temps, et plus de temps dit, plus de moments pour soi et sa vie personnelle. En bref, mieux gérer son temps, c’est mieux vivre.
Pour gagner du temps, essayez le Timeboxing : travailler par petits blocs de temps assignés à une tâche spécifique. Vous pouvez également opter pour le Timeblocking qui consiste à bloquer une période de temps dans son agenda pour en faire le plus possible jusqu’à la fin du timer.
Si vous préférez travailler à l’italienne, la méthode «Pomodoro» vous conseille de travailler par blocs de 25 minutes séparés d’une courte pause. Et enfin, la méthode « Eat that frog», qui vous dit de commencer chaque journée de travail par « manger sa grenouille », soit: réaliser la tâche la plus volumineuse au début de la journée pour directement booster votre productivité du jour.
Vous voilà paré pour dompter votre temps et le répartir comme un pro ! Choisissez la méthode qui vous convient le mieux niveau productivité et n’oubliez pas : si on se libère du temps, c’est pour pouvoir en profiter et souffler… pas pour se rajouter des tâches supplémentaires !
Marielle Botty – STRATAG’M
