Je n’ai pas le temps, Je manque de temps…
Des phrases bien trop souvent employées dans nos quotidiens, bien que nous disposions tous de 86 400 secondes dans chacune de nos journées. Nous courons tous après le temps, ressource indispensable dans nos vies, mais qui malheureusement est loin d’être une richesse économisable. Heureusement, des lois universelles existent et nous pouvons nous appuyer sur elles au quotidien. En faire bon usage nous permet de ne pas nous laisser déborder et d’atteindre nos objectifs tout en minimisant notre stress et l’anxiété liée à notre folle course contre la montre.
Le grand mal du 21è siècle : ne pas avoir assez de temps. Tous, nous en manquons cruellement pour la réalisation de nos tâches journalières. Ce manque vient d’une part de notre carrière et de son lot d’inconvénients qui font partie du « package » tels une surcharge de travail incessante, des demandes de dernière minute (car c’est bien connu travailler dans le rush devient la grande mode), des échéances imposées avec des délais bien trop courts et d’une autre part, des dévoreurs de temps parfois trop bien enracinés dans nos mœurs. Qui çà ? Je suis certaine que vous les connaissez bien, je vais vous en citer quelques-uns : les réseaux sociaux et la télévision sont les plus connus, mais vous pouvez également y retrouver les personnes toxiques, la procrastination, le perfectionnisme et si on s’aventure dans le domaine entrepreneurial, on peut également apercevoir les boites mails pleines à craquer, les imprévus, les visiteurs et/ou collègues assez bavards et le téléphone. Bref, je pourrais continuer à vous en citer encore une bonne petite série, mais je crois qu’avec ceux-ci, vous aurez compris qui vole vos précieuses minutes tout au long de vos journées. Et pourtant, parallèlement à cela, certaines personnes gèrent d’une main de maitre leur agenda.
Quelle est la différence entre ces individus qui courent après le temps sans se rendre efficaces et ces grands entrepreneurs à succès ? La réponse parait si simple qu’elle peut ne pas vous sauter aux yeux : l’organisation. Et oui ! Tellement simpliste mais gérer et optimiser son temps est tout un art et requiert un véritable travail en amont. Tendre vers une organisation optimale vous permettra de retrouver sérénité dans la réalisation de vos tâches. L’efficacité journalière et minimiser notre perte de temps ou les enjeux majeurs de notre société; un vrai challenge quotidien que bon nombre d’entrepreneur(e)s essayent de relever. Et si je vous disais que ce défi, vous pourriez le relever grâce à la maitrise de quelques lois universelles ? Lesquelles ? Les lois de la gestion du temps pardi ! Elles régissent notre quotidien sans même que nous nous en rendions compte. Par contre, ce qu’un grand nombre d’entre nous ignore, c’est qu’elles peuvent devenir de précieuses alliées quand elles sont maitrisées sur le bout des doigts.
Je vous propose qu’au travers d’une sélection de 9 de ces lois, vous découvriez les divers concepts énoncés par de grandes personnalités ayant marqué notre histoire. Ces concepts vous permettront de vous doter d’outils efficaces et indispensables afin de gaspiller le moins possible votre précieuse ressource temporelle.
« S’il y a une probabilité que cela échoue, cela échouera ». Cette loi est très régulièrement renommée la loi de l’emmerdement maximum. On l’associe également à la loi des séries où le principe qu’aucun malheur n’arrive jamais seul. Pas très réjouissant me direz-vous ! Et pourtant, ce précepte bien pessimiste, nous mène à cette affirmation : penser toujours à un plan B ! Vous détestez être pris au dépourvu ? Votre solution : l’anticipation ! Dans les grosses entreprises, on peut retrouver cette réponse dans l’intitulé « gestion des risques ». Anticiper vous permet de rester flexible et réactif quoi qu’il arrive. Des imprévus, il y en aura toujours, ce sont les aléas de la vie. Mais s’y préparer mentalement vous permettra une meilleure gestion de ceux-ci, une fois qu’ils seront face à vous. En pratique, vous devez avoir accès à une présentation importante dans un établissement qui n’est pas le vôtre ? Enregistrez-la sur votre portable, sur votre cloud et sur une clé USB ainsi, vous y aurez accès, quoi qu’il puisse se passer.
On l’appelle également la loi du moindre effort. Réaliser d’abord ce qui nous procure plaisir et satisfaction immédiate est un comportement humain typique. Tous, nous évitons, voire même fuyons les complications, les tâches rébarbatives qui engendrent stress et anxiété; on appelle cela plus communément la procrastination. Dans la vie d’un indépendant, on assimile cela au fait de préférer se plonger dans un projet qui nous épanouit (développer un nouveau concept) plutôt que dans celui qui est un peu plus rebutant (réaliser son administratif). Comment contrer cette paresse intellectuelle me direz-vous ? Prenez du recul chaque jour et demandez-vous quelle est l’importance de chacune de vos tâches. Il faut garder en tête qu’il est préférable d’exécuter celles-ci en fonction de leur importance et non pas en fonction de nos préférences. Il est donc judicieux de penser à organiser son planning de manière efficace : inclure les tâches moins agréables, plus abruptes en début de journée pour ensuite passer aux plus agréables ou encore alterner entre l’une et l’autre. Félicitez-vous, récompensez-vous car acquérir un tel réflexe ne se fait pas en claquant des doigts. De plus, indiquer un « fait » dans la petite case placée en miroir de votre tâche, que vous repoussez depuis des jours voire des semaines, vous procurera une grande satisfaction, soyez-en certain ! Instaurer ce type d’organisation vous permettra d’optimiser votre énergie tout au long de la journée, un effet positif supplémentaire !
Nous le savons tous, être sans cesse interrompu est un frein à notre productivité. Et cet économiste suédois avait entièrement raison en affirmant qu’une tâche réalisée en continu sera moins contraignante qu’une tâche réalisée en plusieurs fois. Un gain de temps pour vous indépendants, car je ne sais pas si vous le saviez, mais il faut environ 3 minutes pour nous reconcentrer et recharger les informations dans notre cerveau, après chaque dérangement! Réalisez donc vos tâches d’une traite afin de pouvoir gagner en efficacité. Vous pouvez également réaliser du batching ou le fait de regrouper des tâches de même nature. Pensez à vous isoler, à vous couper de toutes interruptions telles les notifications de votre smartphone ou de votre montre connectée ou encore un téléphone qui sonne à répétition, des collègues envahissants, etc. Focalisez votre attention sur une tâche à la fois et non sur plusieurs, cela sera bénéfique pour vos affaires et votre charge mentale vous en remerciera.
Cet historien britannique nous indique que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. En bref, et pour faire plus simple, plus nous avons de temps pour accomplir une tâche, plus nous mettrons de temps à la réaliser. C’est pour cela qu’il est essentiel de planifier sa journée en combinant objectifs et délais réalistes à court terme. Si vous avez des objectifs à long terme, n’hésitez pas à fixer des jalons afin de canaliser votre travail. Il est également important de se bloquer des moments précis afin de faire le point quant à l’évolution de vos tâches.
Aussi appelée la règle des 80/20. Je m’explique ! Cette loi nous indique que 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats. Quand on lit cela on se dit tout de suite WAW ! Mais encore faut-il utiliser ces 20% de travail à bon escient et surtout identifier les 20% qui auront le plus d’impact sur nos objectifs. Se concentrer sur l’essentiel est primordial : laissez donc tomber l’accessoire de votre métier. Il n’en n’est pas moins important, mais il peut-être délégué, par exemple. Prioriser et apprendre à dire « non » sont également deux cordes à rajouter à votre arc si vous désirez appliquer à la lettre la loi de Pareto. Restons focalisés sur les résultats.
Passer trop de temps, de manière consécutive, sur une seule tâche peut devenir néfaste : l’efficacité diminue considérablement et devient même négative. Notre corps a besoin de pauses afin d’être productif tout au long de la journée. Passer plusieurs heures d’affilées, le nez dans le même sujet, ne vous sera pas bénéfique, que du contraire. Prendre le temps de manger, de vous aérer, de vous hydrater, de vous reposer si besoin et de vous mouvoir afin d’éviter la contre-production. Il est bien souvent conseillé de respecter des cycles de 90 minutes de périodes actives entrecoupées de périodes de répit (10 minutes toutes les 1h30). Faire une pause n’est pas synonyme d’abandon, bien au contraire, s’arrêter c’est lever le pied, recharger les batteries pour repartir de plus belle. Bien évidemment, chacun a ses propres besoins et ses propres limites, trouvez donc le rythme de travail qui vous convient et qui vous est propre. Afin de préserver votre performance, variez vos activités tout au long de la journée.
Le principe est le même que pour la loi de Parkinson mais adapté à l’espace. Plus une personne va avoir de place pour travailler, plus elle va occuper cette superficie. Occuper plus d’espace implique plus de dossiers ouverts, plus de désordre pour au final finir par s’y perdre. La loi de Douglas est très souvent citée dans les formations liées à la gestion du temps car elle implique une certaine rigueur quant au rangement de notre espace de travail. Chaque chose à sa place, surtout sur le lieu où nous passons une bonne partie de la journée. Un plan de travail propre, rangé et net vous fera gagner un temps précieux et vous permettra, en plus, de réduire votre stress. Il est donc primordial de maitriser la méthode « 5S ». Cette méthode japonaise vise à l’amélioration continue des tâches effectuées en entreprise et repose sur 5 principes fondateurs : ordonner, ranger, dépoussiérer, rendre évident et être rigoureux. Un moyen mémo technique pour retenir ces 5 opérations clés ? Prenez la première lettre de chaque mot et vous obtiendrez le mot ORDRE.
On aborde grâce à cette loi la subjectivité du temps. Certaines tâches semblent ne vous prendre que quelques minutes et d’autres vous paraissent durer une éternité ?! C’est normal, car notre perception du temps est étroitement lié à la tâche qui est en court. On ne touche bien évidemment pas à la notion de vitesse mais bien à celle du plaisir. Plus on prend plaisir à réaliser notre tâche, plus celle-ci devient agréable et plus elle vous donnera l’impression de s’écouler en une fraction de secondes. A l’inverse, si votre mission ne vous procure aucune satisfaction, si vous n’éprouvez aucun intérêt, elle vous paraitra interminable. En découle qu’une tâche qui est effectuée avec joie et entrain sera réalisée plus rapidement. Il est donc important de placer certaines tâches dites « ingrates », peu attrayantes et moins plaisantes en début de journée, pour ensuite exécuter celles qui vous procurent plus de bienfaits. Pour que votre productivité ne baisse pas, vous pouvez associer la loi de Fraisse à la méthode Pomodoro (une technique de gestion du temps basée sur le maniement de périodes de travail et de périodes de détente minutées), un dérivé de la loi de d’Illich, qui vous permettra d’acquérir une bien meilleure concentration.
Il est important et primordial de vous écouter et de suivre votre rythme biologique. Il faut s’y adapter : il est donc essentiel d’apprendre à bien se connaître. Nous avons tous notre propre biorythme physique et intellectuel. Afin de réaliser au mieux vos tâches et pour une exécution efficiente, respectez vos pics d’énergie. Certaines tâches requièrent plus d’énergie physique telle la présentation d’un projet, tandis que d’autres requièrent plus d’énergie intellectuelle. Il faut éviter, par exemple, de trier ses factures quand notre énergie physique est à son apogée ou de passer un appel téléphonique important alors que votre énergie intellectuelle est faible. Nous sommes également fluctuants avec notre environnement (la lune ou encore les saisons), notre propre corps et ses hormones ou encore avec notre vie sociale. Bien se connaître, c’est aussi reconnaitre que nous avons des périodes de forte production et d’autres qui le sont moins, il faut donc également y prêter attention.
Que retenir de tous ces principes fondateurs de notre organisation temporelle ? Pour chaque journée consacrée à votre projet professionnel, tentez d’atteindre une rentabilité maximale. Commencez par planifier chaque journée qui s’offre à vous : définissez des objectifs clairs et précis mais surtout que ceux-ci soient associés à des délais raisonnables. Débutez vos journées par des tâches moins agréables mais qui vous apporteront satisfaction au quotidien. Ainsi, dites adieu à la procrastination. Focalisez-vous sur l’essence même de votre fonction et apprenez à déléguer certaines de vos actions. Lorsque la machine est mise en route, concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et surtout coupez-vous des distractions parasitaires. N’oubliez pas d’écouter votre corps, vos énergies et de réaliser régulièrement des pauses. Travailler dans un espace propre et rangé vous permettra de réduire considérablement votre anxiété quotidienne. Et sachez que des imprévus, il y en aura constamment, alors pensez toujours à avoir un plan B sous la main. « Gaspiller son temps c’est gaspiller sa vie. Maitriser son temps c’est maitriser sa vie. » Alan Lakein.
Je terminerai par un dernier petit conseil. Il vous paraitra peut-être anodin mais il se pourrait bien qu’il vous soit d’une grande utilité. Investissez du temps dans la mise en place de votre routine professionnelle : bon nombre de personnes pensent que gérer son temps est aisé voire même évident. Que du contraire ! Apprendre à être efficace au quotidien cela s’apprend. Consacrez autant de temps que nécessaire afin d’obtenir une marche à suivre qui vous convienne et qui fasse que vos tâches s’enchainent avec fluidité et avec le sourire. Nos emplois du temps évoluent, il est donc bon de prendre de temps à autre, quelques minutes afin de vérifier que nous sommes toujours sur la bonne voie et si tel n’est pas le cas, adaptez-vous au plus vite afin d’éviter au maximum les pertes de temps. On dit que le temps c’est de l’argent, alors je vous propose d’investir en vous.
PAR ALISON HERPIGNY – UP TO DAY
