Qu’il soit à la maison ou au boulot, notre bureau est vite surchargé de travail et déborde de tous les côtés ! À croire que nos idées, cahiers, Post-its et autres trucs déposés « pour 5 minutes », voilà 1 an, ont eu peur qu’on ne les oublie définitivement ! N’attendez pas de lancer un avis de recherche à votre clavier : AGISSEZ !
TRUCS & ASTUCES :
Évidemment, les «je ferai ça demain» et les «je m’en occupe» on les a tous cités, mais rares sont ceux qui les ont réellement appliqués! S’il parait que des bureaux mal rangés sont la preuve d’une grande créativité, ils ne sont certainement pas une preuve de rentabilité! Et si on vous aidait à y arriver… sans procrastiner!
PAR OÙ COMMENCER ?
C’est sûr que si vous nous lisez depuis le fin fond du canapé… ça ne va pas vous aider à commencer! Alors, on se fixe un objectif, une date et on la bloque en rouge dans son agenda, histoire qu’on ne se dégonfle pas!
Non, on ne balaye pas son bureau d’un mouvement de bras (quoique… c’est tentant!), à coup sûr, «un chat n’y retrouverait pas ses jeunes» (ah tu vois papa que je t’écoute quand tu parles…). Pour trier, on prend 4 bacs dont la profondeur correspondra à l’ampleur des «dégâts». Triez ensuite vos documents/ brochures/ notes et autres papiers volants pour les placer dans la boite adéquate : URGENT (y apporter un suivi rapidement) / Archiver (plus du tout d’actualité) / À Classer (dans des fardes ou porte-documents)/ Divers (autres sujets)
Maintenant que les papiers et autres piles ont débarrassé le plancher, on vire : les bibelots, les cadres, ainsi que les choses qui se sont amoncelées dans un excès de «on ne sait jamais». On agit de même avec la déco, plantes artificielles ou non…. Bref, c’est peut-être joli et tout mimi, mais ça n’a pas sa place ici!
Placez l’équipement et les fournitures que vous utilisez le plus à portée de main. Les choses que vous utilisez rarement peuvent être stockées ou rangées.
Attention, ranger ne veut pas dire planquer dans les armoires ou fourrer dans les tiroirs! Si vous aimez avoir les choses sous la main, prévoyez : un organisateur de bureau (comprenant par exemple 3 bacs de classement + un espace pour classeurs) à déposer sur votre plan de travail ou à suspendre au bureau (pratique si vous n’avez pas de tiroirs). Pour ce qui est du téléphone, des Post-its et des Bics, on est plus strict et on opte pour un range-bureau minimaliste. Pour le reste, organisez vos tiroirs en y plaçant des bacs de tailles différentes pour y retrouver toutes les petites choses rapidement.
Pour éviter que collègues, parents ou enfants ne viennent empiler courriers, dessins et papiers sur votre bureau (enfin) épuré, offrez-leur une alternative pour les déposer : le bac de tri mural. Fixez trois bacs au mur et nommez-les : courrier/message urgent/à trier. De cette façon, quand vous arriverez au bureau, traitez les messages urgents et ouvrez le courrier qu’on vous a laissé. Une fois par semaine, n’oubliez pas de consulter et vider ces bacs afin de ne pas vous laisser bêtement dépasser.
Prendre le temps d’étiqueter les étagères, les classeurs, les bacs, les tiroirs, les paniers, etc. Ça va prendre un temps de fou, mais ça va vous en faire gagner beaucoup! La Dymo pour ça, c’est sympa.
Évidemment qu’on fait le tri des déchets dans son bureau, que ça soit à la maison ou non! Pour éviter que ça ne prenne trop de place, et surtout, pour ne pas laisser de traces concernant des infos «Touchy» à la portée d’autrui… on s’offre une bonne déchiqueteuse papier de bonne qualité!
Mais oui, votre «nouveau » bureau sera à la hauteur de vos attentes… enfin, on espère. Pensez à placer votre écran d’ordinateur à la hauteur de votre regard, sans que vous n’ayez à fléchir la tête d’une quelconque manière. Les avant-bras devront avoir de la place pour prendre appui sur votre bureau et amener vos poignets à se poser sur un «rebord-clavier» ergonomique. Sans oublier de prendre soin de votre posture dorsale avec l’achat d’un fauteuil de bon niveau et d’un repose-pied.
C’est près d’une lumière naturelle qu’il vous faudra travailler sans avoir un écran 100 % exposé. Choisissez donc bien votre éclairage de bureau, vos stores et la qualité de filtres que vous pourrez poser sur votre écran (contre la lumière bleue notamment).
Marielle Botty – STRATAG’M
